Trin cwynion yn ffurfiol ac yn anffurfiol

O ran trin a chofnodi cwynion yn ffurfiol ac yn anffurfiol, pan fydd mynegiad o anfodlonrwydd yn cael ei wneud, caiff ei gofnodi fel cwyn.

Gallai'r llu heddlu geisio datrys y gwyn yn anffurfiol - os gellid gwneud hyn mewn modd sy'n bodloni'r achwynydd, yna ystyrir bod y gwyn wedi'i datrys. Mae camau posib ar y pwynt hyn yn cynnwys dysgu sefydliadol, dysgu o fyfyrio, adolygiad polisi neu weithdrefnau, mynegiant o ewyllys da, ymddiheuriad, esboniad, ryw weithred arall, neu ddim camau pellach.

Os nad yw'r gwyn wedi'i ddatrys i radd sy'n bodloni'r achwynydd, ond nid ydynt yn dymuno mynd ar ôl y mater ymhellach, ni fydd unrhyw gamau pellach yn cael eu cymryd.

Os nad yw'r gwyn yn cael ei ddatrys i radd sy'n bodloni'r achwynydd, ond nid ydynt yn dymuno mynd ar ôl y mater ymhellach, yna caiff y gwyn ei chofnodi.

Unwaith caiff ei gofnodi, daw'r gwyn yn destun triniaeth ffurfiol a / neu ymchwiliad.

Mae’n rhaid cofnodi rhai cwynion yn ffurfiol o’r dechrau os yw’r materion a godir yn y gŵyn yn bodloni’r meini prawf perthnasol. Fodd bynnag, gall yr heddlu geisio datrys rhai cwynion yn anffurfiol os yw hynny’n briodol, ac os gellir gwneud hynny er boddhad yr achwynydd, ystyrir bod y gŵyn wedi’i datrys. Y camau gweithredu sydd ar gael ar y pwynt hwn yw dysgu sefydliadol, dysgu trwy fyfyrio, adolygiad o bolisi neu weithdrefn, arwydd o ewyllys da, ymddiheuriad, esboniad neu sesiwn adborth, rhyw gam gweithredu arall, neu beidio â chymryd unrhyw gamau pellach.

Unwaith caiff cwyn ei gofnodi, rhaid i'r llu benderfynu os oes angen ymchwiliad. Fel arall, gellir trin y gwyn mewn modd rhesymol a chymesur, gan arwain at un o'r penderfyniadau canlynol: bod y gwasanaeth a gafodd ei ddarparu yn dderbyniol, yn annerbyniol, neu nid yw'n bosib i ddyfarnu pa un. Penderfyniadau posib eraill yw dim camau pellach, neu bod y gwyn yn cael ei thynnu yn ôl.

Ar ôl gwneud penderfyniad, y camau gweithredu sydd ar gael yw'r broses adolygu ymarfer myfyriol, gweithdrefnau perfformiad anfoddhaol, dysgu sefydliadol, adolygiad o bolisi neu weithdrefn, gweithred o ewyllys da, ymddiheuriad, esboniad neu sesiwn ôl-drafod (debrief), rhyw gam gweithredu arall, neu beidio â chymryd unrhyw gamau pellach.

Unwaith caiff ei gofnodi, gellir atgyfeirio cwyn at IOPC, a fydd yn gwneud penderfyniad am ba fath o ymchwiliad sydd angen: gallai hyn fod yn lleol, wedi'i gyfarwyddo, neu yn annibynnol.

Os nad yw'r ymchwiliad yn dod o dan weithdrefnau arbennig, yna bydd y penderfyniadau a'r camau posib yr un peth ag uchod.

Os yw'r ymchwiliad yn dod o dan weithdrefnau arbennig, y penderfyniadau posib yw naill ai bod yna achos i'w ateb, neu bod dim achos i'w ateb.

O'r pwynt hwn, y camau posib yw: achosion camymddwyn, achosion troseddol, y broses adolygu ymarfer myfyriol, achosion perfformiad anfoddhaol, dysgu sefydliadol, dysgu drwy fyfyrio, adolygiad o bolisi neu weithdrefn, gweithred o ewyllys da, ymddiheuriad, esboniad neu sesiwn ôl-drafod, rhyw gam gweithredu arall, neu beidio â chymryd unrhyw gamau pellach.